CLIENTS OUTLOOK

Gestion du trafic fax depuis Outlook
L'utilisateur envoie et reçoit ses fax comme des emails, sans besoin d'une formation spécifique. Il prépare les fax depuis le client de messagerie, en utilisant le champ 'Télécopie' des annuaires 'Contacts' Outlook. Si nécessaire, les pièces jointes au message sont automatiquement transformées en pages de fax, la page de garde étant constituée à partir du corps du message. Il reçoit l'accusé d'émission dans sa boîte aux lettres et le fax envoyé est conservé dans les 'Eléments Envoyés'.De même, il peut recevoir ses fax entrants directement dans les dossiers publics ou dans sa 'Boîte de Réception' (routage SDA). Une fois reçus les fax peuvent être annotés, modifiés et éventuellement réexpédiés.·

Pilote d'impression
L'installation d'un pilote d'impression RTE FAX permet d'envoyer des télécopies depuis toute application Windows en utilisant l'imprimante virtuelle RTE FAX. Par ce biais, l'utilisateur a accès aux carnets d'adresses de la messagerie (publics ou privés). Les documents ainsi envoyés transitent par la boîte d'envoi et se retrouvent dans les 'Eléments Envoyés'.

Le FaxFlow, ou la gestion collaborative des fax
RTE FAX a instauré la Gestion Collaborative des fax : les télécopies sont suivies de l’émission à la réception, et leur traitement est nettement amélioré.

Prévisualisez et approuvez les télécopies sortantes
Avant le FaxFlow, il était impossible de visualiser le fax tel qu’il va être reçu par le destinataire. Avec le formulaire FaxFlow de prévisualisation, l’expéditeur reçoit un email avec une pièce jointe au format TIFF qui lui montre son fax tel qu’il va apparaître au destinataire. Si la prévisualisation ne convient pas, il peut choisir de suspendre l’envoi du fax pour y apporter des modifications.
Le formulaire FaxFlow d’approbation permet à une personne désignée d’approuver ou de refuser l’envoi des télécopies. Si le fax est refusé, l’expéditeur peut le modifier puis le soumettre à une nouvelle approbation.

Optimisez le traitement des télécopies reçues
Le formulaire FaxFlow de réception optimise le traitement des fax. Un double clic suffit pour visualiser les fax reçus. Ensuite, le formulaire permet de choisir parmi plusieurs états, paramétrables en fonction des besoins de l’entreprise, qui indiquent où en est le traitement du fax : non traité / demande de traitement / traité, etc. Finalement, grâce au formulaire FaxFlow de réception, il est désormais possible de mettre des titres aux télécopies reçues, pour les retrouver facilement.

Mailing
Outre l'utilisation de listes de diffusion, la réalisation de mailings est grandement facilitée par la possibilité d'utiliser le publipostage de Word. Pour les mailings importants, une interface avec toutes les bases OBDC est disponible.